Tata Cara Pembayaran dan Penyelesaian Transaksi di E-Katalog Versi 6

Fase pembayaran dan penyelesaian transaksi merupakan tahapan paling krusial bagi Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dan Pejabat Pengadaan (PP) dalam ekosistem pengadaan barang dan jasa pemerintah. 

Berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 17 Tahun 2023 mengenai percepatan transformasi digital pengadaan, migrasi ke E-Katalog Versi 6 membawa perubahan besar pada aspek integrasi pembayaran dan pencatatan digital.

Kesalahan prosedural pada fase akhir ini tidak hanya menghambat penyelesaian administrasi, melainkan juga berisiko memunculkan kendala pelaporan serta potensi temuan saat audit internal maupun eksternal. 

Seringkali, masalah utama di lapangan tidak bersumber dari kendala sistem, melainkan dari ketidaktelitian dalam proses verifikasi dokumen serta ketidakpahaman mengenai mekanisme sistem pembayaran terbaru. 

Melalui panduan transaksi e-katalog versi 6 ini, para pelaku pengadaan dapat memahami alur pembayaran e-katalog lkpp secara aman, akuntabel, dan sesuai dengan regulasi Direktorat Jenderal Perbendaharaan serta LKPP.

Persiapan Administratif Sebelum Eksekusi Anggaran

Sebelum melangkah pada proses eksekusi anggaran, terdapat beberapa langkah persiapan wajib yang harus dipastikan oleh PPK dan PP guna menghindari kesalahan administrasi:

• Konfirmasi Mutlak Penyedia: Memastikan Surat Pesanan telah ditandatangani secara elektronik (TTE) menggunakan sertifikat BSrE oleh kedua belah pihak dan disetujui sepenuhnya oleh penyedia.
• Kesesuaian Fisik dan Spesifikasi: Memastikan seluruh barang atau jasa yang dikirimkan telah melalui pemeriksaan kualitas serta kuantitas sebelum menandatangani Berita Acara Serah Terima (BAST).
• Keabsahan Dokumen Pendukung: Mempersiapkan invoice tagihan, faktur pajak, bukti potong pajak, serta dokumen pemungutan tarif Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) jika diwajibkan oleh peraturan.

Prinsip dasar yang harus dipegang teguh oleh setiap pejabat pengadaan adalah menghindari transfer atau pengajuan pembayaran sebelum seluruh rangkaian verifikasi fisik dan dokumen selesai dilakukan secara komprehensif.

Prosedur Pembayaran Langsung LS Non-Kontraktual via SAKTI

Pada masa operasional E-Katalog Versi 6, mekanisme Pembayaran Langsung (LS) Non-Kontraktual menjadi salah satu jalur utama pembayaran selain penggunaan Kartu Kredit Pemerintah (KKP). Alur pembayaran e-katalog lkpp melalui metode ini mewajibkan sinergi dokumen yang ketat antara PPK dan pihak Penyedia :

Tahapan Alur	Aktivitas dan Tanggung Jawab PPK / Penyedia	Output Sistem
Fase Pajak	PPK mengunggah bukti potong pajak (PPh) sesuai jenis transaksi dan menentukan nilai pajak serta kode KPP.	Notifikasi sistem dikirimkan ke akun Penyedia untuk langkah berikutnya.
Fase Penagihan	Penyedia mengunggah dokumen penagihan (invoice) resmi ke dalam sistem E-Katalog V6.	Tombol “Lanjutkan Pembayaran” aktif pada akun PPK.
Fase Verifikasi	PPK melakukan verifikasi dokumen: Surat Pesanan, BAST, Invoice, Dokumen Tarif PNBP, dan Faktur Pajak.	Dokumen invoice dan pemungutan PNBP resmi diterbitkan oleh sistem.
Fase SAKTI	PPK mengonfirmasi metode LS dan klik “Ajukan Pembayaran”. Proses dilanjutkan di SAKTI untuk penerbitan SPP, SPM, dan SP2D.	Status penerbitan dokumen di SAKTI diperbarui otomatis di E-Katalog V6 setiap jam sekali.

Prosedur Pembayaran di Luar Sistem Secara Mandiri

Dalam kondisi tertentu, PPK dapat memanfaatkan fitur pembayaran diluar sistem e-katalog v6. Fitur mandiri ini dirancang untuk meningkatkan efisiensi proses pengadaan tanpa harus mengajukan tiket aduan ke Help Center. Tombol pengajuan fitur ini hanya akan aktif secara otomatis pada halaman detail pesanan apabila memenuhi parameter logis berikut :

Kategori Pesanan	Parameter Syarat Aktivasi Tombol Mandiri	Prosedur Tambahan PPK
Produk Barang	Tanggal permintaan tiba barang telah terlewati minimal satu hari (H+1 dari tanggal tiba).	Melakukan “Atur Ulang Metode Bayar” jika metode pembayaran lain sempat dipilih sebelumnya.
Produk Jasa	Pekerjaan telah selesai sepenuhnya dan melewati batas akhir pengerjaan (H+1 dari tanggal selesai).	Memastikan nilai pengajuan sesuai dengan addendum pesanan (baik sistem maupun luar sistem).
Konstruksi & Multitermin	Berlaku untuk transaksi dengan skema Kementerian/Lembaga (K/L) Multitermin serta produk Konstruksi.	Memilih dan mencentang termin yang berstatus “Belum Dibayar” pada sistem.

Setelah memenuhi persyaratan di atas, PPK mengisi tanggal pembayaran riil, menyesuaikan nilai termin serta nilai pajak jika diperlukan, mengunggah bukti transfer yang sah, mencentang pernyataan persetujuan tanggung jawab, lalu menekan tombol “Ajukan”. Status pesanan di sistem secara otomatis akan berubah menjadi “Pembayaran Diluar Sistem Diajukan”.

Risiko Penangguhan Akun Penyedia Akibat Kelalaian PNBP

Mekanisme pembayaran di luar sistem memerlukan perhatian khusus dari pihak Penyedia terkait kewajiban keuangan negara. Segera setelah PPK mengajukan pelaporan pembayaran, Penyedia akan menerima notifikasi lonceng untuk melakukan konfirmasi.

• Konfirmasi Setuju: Jika Penyedia menyetujui pengajuan PPK, email penagihan PNBP akan langsung dikirimkan oleh sistem.
• Konfirmasi Tolak: Penyedia wajib mengisi alasan penolakan secara jelas agar PPK dapat mengulangi proses pengajuan dari awal.
• Abai/Tanpa Respons: Jika dalam waktu 7 hari kalender Penyedia tidak memberikan respons, sistem secara otomatis menganggap setuju dan menerbitkan tagihan PNBP.

Penyedia wajib melunasi tagihan PNBP tersebut dalam kurun waktu maksimal 30 hari kalender sejak email tagihan dikirimkan (notifikasi dikirim berkala pada hari ke-1, ke-14, dan ke-30). Kelalaian pembayaran hingga melewati masa jatuh tempo akan mengakibatkan penangguhan akun penyedia pnbp secara otomatis oleh sistem pada hari ke-31. Akun Penyedia yang ditangguhkan hanya dapat dipulihkan pada H+1 hari kerja setelah sistem menerima konfirmasi pelunasan PNBP secara valid.

Mitigasi Kesalahan Prosedural dalam Transaksi E-Katalog

Guna menjamin keamanan administrasi pengadaan, para pelaku pengadaan wajib memitigasi tiga kesalahan fatal yang sering terjadi di lapangan :

Kesalahan Umum	Dampak Negatif terhadap Administrasi	Solusi dan Mitigasi Prosedural
Pembayaran Sebelum Verifikasi Fisik	Barang tidak sesuai spesifikasi tetap terbayar dan memicu temuan kerugian negara saat audit.	Terapkan SOP ketat; dilarang melakukan transfer sebelum fisik barang diperiksa dan BAST ditandatangani.
Dokumentasi Tidak Lengkap / Salah	Kendala dalam verifikasi dokumen pendukung pembayaran LS dan penolakan pada aplikasi SAKTI.	Pastikan kesesuaian nilai invoice, bukti potong pajak, dan faktur pajak diunggah secara presisi.
Abai Memperbarui Status Transaksi	Status pesanan menggantung di portal e-Katalog, memicu sanksi atau penundaan penutupan tahun anggaran.	Segera lakukan pembaruan status transaksi menjadi selesai setelah bukti transfer diunggah atau SP2D terbit.

Melalui kedisiplinan dalam menerapkan SOP pengadaan, koordinasi intensif dengan penyedia, serta pemanfaatan fitur sistem secara tepat, seluruh risiko administrasi tersebut dapat ditekan hingga titik terendah.

Layanan Pendampingan Transaksi E-Katalog Versi 6

Mengingat kompleksitas integrasi sistem baru ini, instansi pemerintah memerlukan jaminan agar seluruh proses transaksi berjalan tanpa risiko kesalahan administratif. 

Tersedia layanan pendampingan profesional untuk membantu PPK dan PP dalam mengawal proses e-purchasing dari tahap pemilihan produk hingga penyelesaian pembayaran secara aman dan akuntabel.

Melalui pendampingan ini, instansi akan mendapatkan panduan spesifik yang disesuaikan dengan aturan internal serta karakteristik anggaran masing-masing satker. Pelaku pengadaan dapat berkonsultasi secara mendalam untuk memastikan kepatuhan regulasi tetap terjaga di setiap tahapan.